Cover Note

Secara sepintas lalu cover note tidak berarti apa-apa dalam proses pembuatan sertifikat hak tanggungan yang berakhir dengan pendaftaran di badan pertanahan. Namun karena cover note sering dijadikan bukti jaminan/ pegangan sementara bagi bank dalam mencairkan kredit, maka dalam pembuatan sertifikat hak tanggungan cover note menjadi bahagian dari proses terbentuknya dua peristiwa hokum perjanjian yaitu perjanjian pinjaman kredit dan perjanjian agunan/ jaminan hak tanggungan.

Cover note berasal dari bahasa inggris yang terdiri dari dua kata yang terpisah, yakni cover dan note, dimana cover berarti tutup dan note berarti tanda catatan. Melihat dari arti kedua kata itu, maka cover note berarti tanda catatan penutup. Dalam istilah kenotariatan arti dari cover note adalah surat keterangan, yakni surat keterangan yang dikeluarkan oleh seorang Notaris yang dipercaya dan diandalkan atas tanda tangan, cap, dan segelnya guna untuk penjamin dan sebagai alat bukti yang kuat.

Cover note dikeluarkan karena adanya pengurusan akta-akta. cover note tidak diserahkan karena belum lunas utangnya, adanya tunggakan BPHTB (Bea Perolehak Hak Atas Tanah dan Bangunan). Di sini cover note tampaknya dalam praktik mengikat secara moral (moral binding).

Dikeluarkannya cover note oleh Notaris yang berisikan pernyataan. Pernyataan pada prinsipnya tidak digantungkan pada bentuk tertentu. Pernyataan demikian dapat diberikan secara tegas, namun juga tercakup kedalam satu atau lebih perilaku. Terkecuali di tentukan lain, pernyataan, tercakup kedalam penyampaian keterangan lain, dapat di sampaikan dalam bentuk apapun juga atau tercakup dalam satu atau lebih perilaku

Pada dasarnya cover note muncul sebagai surat keterangan tidak hanya terjadi dalam hokum jaminan berupa sertifikat hak tanggungan, melainkan juga dapat dikleuarkan oleh noteris dalam akta yang lain seperti gadai, hipotik, fidusia. Namun yang menjadi focus pembahasan dalam penulisan (baca: penelitian) ini hanya mengkaji hak tanggungan mengingat bahwa rata-rata dalam pencairan kredit oleh bank bagi debitur. Bank lebih senang dan terbiasa mencairkan kredit yang disertai dengan hak tanggungan, yang objek jaminan hak tanggungannya adalah tanah. Apalagi tanah bernilai ekonomi dan harganya tidak pernah turun-turun.

Tanah kalau dijadikan jaminan kemudian diukur dengan nilai piutang, atau disesuaikan dengan standar kredit apakah terancam macet ? tanah tidak terlalu berpotensi mengalami penyusutan seperti barang bergerak lainnnya. Cukup bank melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap objek jaminan. Untuk mengetahui lokasi, batas-batas dan persuratannya maka kepercayaan bank untuk mencairkan kredir tidak was-was lagi bagi bank akan mengalami kesulitan untuk mengembalikan jumlah piutang yang tertahan pada debitur.

Akta atau dokumen yang sedang dalam proses pengurusan di kantor Notaris akan tetapi belum selesai pengurusannya, sedangkan klien (Pihak yang Berkepentingan) membutuhkan akta atau dokumen tersebut, maka Notaris dapat mengeluarkan surat keterangan yang menyatakan bahwa akta atau dokumen sedang dalam pengurusan di Kantor Notaris yang bersangkutan. dalam praktiknya surat keterangan itu biasanya di sebut dengan cover note. Ada beberapa contoh dari surat keterangan cover note Notaris, misalnya:

1.      Bila debitur hendak mengambil kredit di Bank dan barang yang akan dijaminkan itu masih dalam proses roya, sedangkan Bank baru akan mencairkan kredit bila barang yang dijaminkan telah selesai di roya fidusia terlebih dahulu, maka salah satu solusi agar kredit itu dapat dicairkan oleh Bank, yaitu Notaris akan mengeluarkan cover note yang berisi keterangan bahwa sertifikat kepemilikan atas barang itu sedang dalam proses roya dan apabila telah selesai di roya maka akan disetor ke Bank.

2.      Bila suatu Perseroan Terbatas sedang menunggu surat keputusan pengesahan sebagai Badan Hukum dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI dan proses pengurusannya dilimpahkan ke kantor Notaris, maka Notaris akan mengeluarkan cover note, yang menerangkan bahwa surat tersebut sedang dalam proses di Departeman Hukum dan HAM RI apabila telah selesai pengurusannya akan diserahkan kepada pihak yang berkepentingan tersebut.

Pada umumnya proses cover note Notaris tidak ada aturan baku yang mengatur mengenai bentuk dan tata cara penulisannya, akan tetapi penulisan dari cover note biasanya dilakukan atas kop surat Notaris, ditandatangani dan dicap Notaris, sedangkan lainya disesuaikan dengan proses apa yang sedang dalam pengurusan di kantor Notaris